ADDETTO/A ALLA SEGRETERIA E FRONT OFFICE

Dettagli

Descrizione

NAM SpA Società di Ricerca e Selezione, filiale di Milano, ricerca per importante e prestigiosa Società Cliente del settore Finance un/una:

ADDETTO/A ALLA SEGRETERIA E FRONT OFFICE
La risorsa si occuperà di attività di segreteria e front office, assicurando un’accoglienza professionale e la corretta gestione delle comunicazioni e delle pratiche amministrative all’interno dell’organizzazione.

Responsabilità principali

Accoglienza clienti e visitatori presso la sede
Gestione della corrispondenza in entrata e uscita, inclusi e-mail e PEC
Gestione del centralino telefonico con risposta e smistamento delle chiamate
Archiviazione documenti e gestione delle pratiche amministrative di base
Pianificazione appuntamenti e gestione dell’agenda
Organizzazione e prenotazione delle sale riunioni
Coordinamento degli ordini per colazioni e pranzi durante riunioni
Supporto nelle attività di segreteria generale, quali stampe, scansioni e gestione corrieri

Cosa si offre:
Inserimento in una realtà altamente specializzata
Ambiente di lavoro stimolante e professionale
Collaborazione stabile e orientata al consolidamento delle competenze tecniche e operative

Siamo alla ricerca di una persona dinamica e proattiva, con ottima conoscenza della lingua inglese e dei principali strumenti informatici disponibile a contratti a chiamata. Perferibile ma non necessaria pregressa esperienza in ruoli di segreteria e Front Office.

Retribuzione : 5 livello del commercio (RAL 21.000 - 22.000)
Sede di lavoro: Milano Centro
Orario di lavoro: 9:00 -18:00 con un'ora di pausa pranzo

L’offerta si intende rivolta a candidati ambosessi, nel rispetto del D.Lgs. n. 198/2006 e ss.mm.ii. e dei Decreti Legislativi n. 215 e n. 216 del 2003 sulle parità di trattamento.
NAM Spa è un’Agenzia per il lavoro che opera su tutto il territorio nazionale. Con oltre 20 anni di esperienza nel settore delle risorse umane, i professionisti Nam sono accomunati da una stessa vision che si traduce in un modello operativo vincente, dove candidati, aziende e lavoratori collaborano per il successo comune.Profilo
L'Addetto/a alla Segreteria e Front Office in un'azienda del settore Finance svolge un ruolo cruciale nel garantire un'efficace gestione delle attività amministrative e nella prima accoglienza di clienti e visitatori. La giornata tipica inizia con il controllo e la gestione della posta elettronica e delle telefonate in entrata, assicurando risposte tempestive e professionali. Durante la mattina, l'addetto/a coordina appuntamenti e riunioni, collaborando strettamente con i team interni e altri dipartimenti per facilitare la comunicazione e il flusso di informazioni. Nel corso della giornata, accoglie clienti e fornitori, gestendo le richieste e indirizzandole ai reparti competenti. Partecipa a brevi meeting di aggiornamento per allinearsi sulle priorità aziendali e supportare le attività amministrative. Utilizza software gestionali specifici per il settore finance, come CRM, programmi di contabilità e piattaforme di gestione documentale, oltre a strumenti di comunicazione come email e centralini telefonici. Tra le sfide principali vi è la gestione simultanea di molteplici richieste e la necessità di mantenere un alto livello di precisione e riservatezza. Questa posizione offre opportunità di crescita professionale attraverso l'acquisizione di competenze amministrative avanzate e una conoscenza approfondita del settore finanziario.
L'addetto/a si occupa quotidianamente di organizzare l'agenda degli appuntamenti, rispondere alle telefonate e smistare le comunicazioni interne ed esterne. Ad esempio, quando un cliente chiama per richiedere informazioni su un servizio finanziario, l'addetto/a valuta la richiesta e, se necessario, coinvolge il responsabile commerciale per fornire una risposta dettagliata. Gestisce la documentazione amministrativa, archiviando contratti e report in modo ordinato e accessibile. In situazioni di emergenza, come un problema tecnico con il sistema informatico, coordina l'intervento con il reparto IT per minimizzare i disagi. La capacità di problem solving è fondamentale per risolvere rapidamente eventuali disguidi e garantire un servizio efficiente.
Per svolgere questo ruolo è richiesta una buona conoscenza del pacchetto Office, in particolare Word, Excel e Outlook, oltre a familiarità con software gestionali tipici del settore finance. Sono fondamentali ottime capacità comunicative, organizzative e di gestione del tempo. La conoscenza di almeno una lingua straniera, preferibilmente l'inglese, rappresenta un valore aggiunto. È importante dimostrare precisione, riservatezza e attitudine al lavoro di squadra. Esperienze pregresse in ruoli di segreteria o front office in ambito finanziario costituiscono un vantaggio.